Was ist Wissensmanagement?
Wissensmanagement beschreibt die Organisation, Erstellung, Nutzung und Weitergabe von kollektivem Wissen innerhalb einer Organisation.
Zu einem erfolgreichen Wissensmanagement gehört, dass Informationen an einem Ort aufbewahrt werden, an dem sie leicht zugänglich sind.
Effektives Wissensmanagement im Unternehmen kann tiefgreifende Veränderungen herbeirufen. Erfahren Sie in diesem Artikel, was Wissensmanagement umfasst und wie sie es etablieren können.
Der Wissensmanagementsprozess
Um Wissensmanagement im Unternehmen erfolgreich zu etablieren, müssen wir uns folgende drei Fragen stellen:
- Wie generieren wir Wissen?
- Wie organisieren wir es?
- Wie tauschen wir Wissen aus?
1. Generieren von Wissen
Wissen kann aus vielen Quellen stammen, z. B. von Mitarbeitern innerhalb eines Unternehmens oder von externen Personen, die als Experte zur Rate gezogen werden werden. Sie haben in Ihrem Unternehmen bereits enormes Wissen angesammelt. Sie müssen es nun ermitteln und festhalten.
Der nächste Schritt besteht darin, sich darüber klar zu werden, wofür das Wissen verwendet werden soll, wie es angewandt werden soll und wo es anwendbar ist.
2. Organisation des Wissens
Um Wissen zu organisieren, werden Wissensdatenbanken oder Wissensmanagementsysteme aufgebaut. Diese systematisieren den Zugang für alle.
Dieses Wissen muss nicht nur organisiert werden, sondern es muss auch Sicherheitsfunktionen enthalten, damit befugtes Personal bei Bedarf auf das Wissen zugreifen kann.
Dieser Prozess der Wissensorganisation ist ein wichtiger Teil des Wissensmanagements, da das Wissen sonst ungeordnet und unstrukturiert ist und in Zukunft nur schwer oder gar nicht mehr gefunden werden kann, wenn es benötigt wird.
3. Wissensaustausch
Wenn Wissen festgehalten, organisiert und zugänglich gemacht ist, ist es Zeit, das Wissen durch das Unternehmen fließen zu lassen.
Die Weitergabe von Wissen umfasst alles, vom Onboarding, von internen Schulungen, bis hin zu Innovation Hubs. All diese Aspekte bilden zusammen einen Wissensmanagementprozess, der die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch fördert.
Arten von Wissen
Für Unternehmenszwecke können wir Wissen in drei Arten unterteilen: intuitives, implizites und explizites Wissen. Können wir die verschiedenen Arten identifizieren, fällt es uns leichter, Wissen zu sammeln, zu organisieren und auszutauschen.
Intuitives Wissen: Diese Art von Wissen wird in der Regel durch Erfahrung erworben und ist intuitiv verständlich. Beispiele dafür sind innovatives Denken, ungeschriebene Gesetze im Miteinander, interne Verwendung von Umgangssprache und soziale Beziehungen.
Daher kann diese Art von Information nur schwer durch offizielle Dokumente an andere Personen weitergegeben werden.
Implizites Wissen: Während intuitives Wissen schwer zu vermitteln ist, ist implizites Wissen einfach Wissen, das noch nicht dokumentiert wurde.
Impliziertes Wissen funktioniert über Jahre hinweg, wenn bekannte Kollegen miteinander arbeiten. Sobald ein neuer Mitarbeiter eingearbeitet wird, kann dies jedoch zum Problem werden.
Explizites Wissen: Explizites Wissen sind jene Elemente, die Sie für Ihr Wissensmanagement aufbauen: Einführungen für neue Mitarbeiter, Leitfäden, Verhaltenskodexe, Handbüchern, Berichten, etc. In der Regel wird dieses Wissen in Wissensdatenbanken festgehalten.
Das Ziel ist es also, so viel impliziertes Wissen wie möglich zu sichten und in Dokumente (explizit) umzusetzen.
Wissensmanagement-Tools
Wissensmanagement-Tools lassen sich in mehrere Kategorien einteilen. Wissensmanagement-Software erleichtert den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit im Unternehmen. Dazu gehören Kommunikationsanwendungen, und andere Software für die gemeinsame Nutzung von Dokumenten.
Workflow-, Dokumentenmanagement- und Content-Management-Systeme gehören ebenfalls zu den Wissensmanagement-Tools, da sie die Prozesse der Informationspflege und -weitergabe ermöglichen.
Virtuelle Meetings: Im weitesten Sinne sind virtuelle Meetings auch Orte des Wissensaustauschs. Um das in Bezug zu Wissensmanagement-Systemen zu bringen: Protokolle und Aufzeichnungen könnten beispielsweise direkt im System festgehalten werden, um sie zentral zugänglich zu machen.
E-Learning-Plattformen sind ebenfalls digitale Wissensmanagement-Tools, die Unternehmen bei der Wissensvermittlung helfen. Sie sind besonders hilfreich für Fähigkeiten, die nicht einfach angelesen, sondern vermittelt werden müssen.
Beispiele für Wissensmanagement-Tools
- outline, interne Wissensdatenbank
- Notion, digitaler Arbeitsbereich, eignet sich als interne und externe Wissensdatenbank
- Zendesk, bekanntes Wissensmanagement-Tool für Unternehmen
- Confluence, Software für Zusammenarbeit und Wissensmanagement
Warum ist Wissensmanagement wichtig?
Durchbrechen von Silos
Ein gutes Wissensmanagement im Unternehmen verhindert Silodenken und fördert Transparenz. Von einem Informationssilo spricht man, wenn Informationen nur einer Person oder einem Team bekannt sind, wodurch andere Abteilungen möglicherweise nicht über die Informationen verfügen, um zusammenzuarbeiten.
Wenn Wissensmanagement funktioniert, können alle Mitarbeitende Zugang zu dem Wissen haben, das sie benötigen, um im Einklang mit den Unternehmenszielen zu arbeiten und produktiv zu bleiben.
Schnellere Prozesse
Erschreckend oft verstecken sich wertvolle Dokumente in verschiedenen Systemen und müssen umständlich gesucht werden: Manches liegt in der Cloud, manches in Slack, während wichtige Diskussionen manchmal in den E-Mails, manchmal in MS Teams verstreut sind.
Woher wissen Sie dann, dass die Information richtig ist, wenn das Wissen des Unternehmens über all diese Systeme verstreut ist?
Ein Wissensmanagementsystem zielt darauf ab, eine einzige, zuverlässige und zentrale Quelle zu schaffen, an die sich jeder wenden kann, um die benötigten Informationen zu finden. Mitarbeitende müssen weniger in verschiedenen Quellen suchen oder andere Teammitglieder mit wiederholten Fragen zu unterbrechen.
Ermöglicht fundierte Entscheidungen
Entscheidungen sollten niemals in Silos getroffen werden. Ein Unternehmen, das Wissen transparent für alle Abteilungen verfügbar hat, stellt sicher, dass jeder mit denselben Informationen und auf dieselben Ziele hin arbeitet. Es vereint alle Mitarbeiter und stellt sicher, dass sie über alle Informationen verfügen, die sie benötigen, um die bestmöglichen Entscheidungen zu treffen.
Informationen können einfacher aktualisiert werden
Unternehmensinformationen, die über mehrere Systeme verteilt sind, werden oft unterschiedlich oft aktualisiert. Es besteht also die Gefahr, dass Teammitglieder Entscheidungen treffen oder Informationen heranziehen, die nicht korrekt sind.
