Interne Wissensdatenbank aufbauen [Anleitung]

Eine interne Wissensdatenbank ist eine zentrale digitale Plattform, auf der Unternehmen organisiert und leicht zugänglich ihr internes Wissen speichern können. Sie speichert das gesamte Unternehmenswissen und schafft einfachen Zugang.

Unternehmenswissen speichern und zugänglich machen

Mitarbeiter wechseln heute viel öfter ihr Unternehmen, als noch vor 20 Jahren. Wir müssen viel mehr Personal einarbeiten und sie in Rekordzeit auf Kurs bringen, damit sie sich effektiv in das Unternehmen einbringen können.

Außerdem müssen alle Mitarbeiter jederzeit den Zugang zu den richtigen Informationen haben, um ihre volle Leistung abzurufen.

Eine effektive Methode, dies zu erreichen, ist der Aufbau einer zuverlässigen internen Wissensdatenbank.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie eine solche Datenbank erstellen und welche Software Sie dafür nutzen können.

Was ist eine Wissensdatenbank?

Stellen Sie sich eine umfangreiche Bibliothek vor, die sorgfältig organisiert ist und allen Mitgliedern einer Organisation leicht zugänglich ist. Das ist der Kern einer Wissensdatenbank – eine zentrale Wissenssammlung, die Informationen erfasst, organisiert und teilt, und als Anlaufstelle für Mitarbeiter dient. Sie geht über einfache Dokumentation hinaus und umfasst alles, von internen Richtlinien und Verfahren bis hin zu Fehlerbehebungshandbüchern, Projektunterlagen und dem Fachwissen von Experten.

Interne vs. externe Wissensdatenbank

Interne und externe Wissensdatenbanken teilen einen Zweck: Sie sollen Wissen erfassen und teilen. Allerdings zielt eine interne Wissensdatenbank speziell auf Mitarbeiter innerhalb der Organisation ab und enthält intern relevante Informationen, wie interne Abläufe und bewährte Verfahren.

So können Mitarbeiter jederzeit auf wichtige Ressourcen zuzugreifen, einfacher zusammenarbeiten und insgesamt produktiver sein.

Eine externe Wissensdatenbank wiederum dient sich an Kunden, Partnern und Interessengruppen – und enthält Elemente wie häufig gestellte Fragen, Benutzerhandbücher, Anleitungen und Unterstützung bei der Fehlerbehebung. Externe Wissensdatenbanken für Kunden sind der Regel öffentlich auf der Unternehmensseite verfügbar, um den Aufwand eines aktiven Kundensupports zu reduzieren.

Schritt-für-Schritt zur internen Wissensdatenbank

Schritt 1 Ziele und Zielsetzungen festlegen

Bestimmen Sie den Zweck und den Umfang Ihrer Wissensdatenbank. Identifizieren Sie die spezifischen Wissensbereiche, die erfasst werden müssen, und die Ziele, die Sie mit der internen Wissensdatenbank erreichen möchten.

  • Welche spezifischen Ziele möchten wir mit der internen Wissensdatenbank erreichen?
  • Welche Wissensbereiche sollen abgedeckt werden?
  • Wie können wir die Effizienz und Produktivität des Unternehmens durch den Aufbau einer Wissensdatenbank verbessern?

Schritt 2: Know-how sammeln

Beteiligen Sie Experten aus dem Fachbereich und Mitarbeitern, um wertvolle Einsichten, bewährte Verfahren und relevante Dokumentationen zu erfassen. Führen Sie Interviews, Umfragen und Workshops durch, um Wissen von wichtigen Beteiligten zu gewinnen.

  • Welche Quellen und Experten können wir nutzen, um wertvolles Wissen zu sammeln?
  • Welche Methoden können wir einsetzen, um relevante Informationen von Ihren Mitarbeitern zu erfassen?
  • Was für Fragen müssen wir stellen, um bewährte Verfahren, Lösungsansätze und Branchenkenntnisse zu identifizieren?

Schritt 3: Strukturieren und organisieren

Entwickeln Sie eine Taxonomie und eine hierarchische Struktur, um Informationen effektiv zu kategorisieren und zu organisieren. Definieren Sie Kategorien, Unterkategorien und Tags, die mit der Terminologie Ihrer Organisation übereinstimmen und die Navigation intuitiv machen.

Die Taxonomie könnte Kategorien wie „Produktentwicklung„, „Marketing und Vertrieb“, „Kundensupport“ und „Personalwesen“ umfassen. Jede dieser Kategorien könnte wiederum in Unterkategorien unterteilt werden, wie z. B. „Marktforschung“, „Produktdesign“, „Social-Media-Marketing“ oder „Rekrutierung“ und „Leistungsbeurteilung“.

  • Wie können Sie Ihr Wissen am besten strukturieren, um eine benutzerfreundliche Wissensdatenbank zu schaffen?
  • Welche Kategorien und Unterkategorien sind relevant für Ihre spezifischen Wissensbereiche?
  • Welche Taxonomie und hierarchische Struktur erleichtern es den Benutzern, Informationen zu finden?

Schritt 4: Erstellen & Pflegen der Inhalte

Ermutigen Sie Experten der verschiedener Abteilungen dazu, zur Wissensdatenbank beizutragen: Lassen Sie sie Anleitungen und Artikel schreiben oder sogar Videos erstellen.

Sobald der fertige Inhalt hochgeladen ist, legen Sie fest, wann und wie oft diese überprüft und aktualisiert werden sollten.

  • Welche Art von Inhalten sollten in unserer Wissensdatenbank enthalten sein?
  • Wie können wir sicherstellen, dass die Inhalte leicht verständlich und ansprechend sind?
  • Wie oft sollten wir die Inhalte aktualisieren, um sicherzustellen, dass sie aktuell und relevant bleiben?

Schritt 5 Suche und Navigation erleichtern

Implementieren Sie eine leistungsstarke Suchfunktion, die den Mitarbeitern eine schnelle Informationssuche ermöglicht. Integrieren Sie Filter, facettierte Suche und kontextbezogene Verlinkungen, um die Benutzer durch die Wissensdatenbank zu führen und relevante Inhalte bereitzustellen.

  • Wie können wir eine effektive Suchfunktion in unsere Wissensdatenbank integrieren?
  • Welche Filteroptionen und erweiterten Suchmöglichkeiten können wir bereitstellen?
  • Wie können wir eine intuitive Navigation gestalten, um Benutzern das Finden von Informationen zu erleichtern?

Schritt 6: Zusammenarbeit fördern

Schaffen Sie eine Kultur der Zusammenarbeit, indem Sie Mitarbeiter dazu ermutigen, Kommentare abzugeben, Inhalte zu bewerten und Verbesserungsvorschläge zu machen. Nutzen Sie Funktionen, die die Zusammenarbeit und das Feedback innerhalb der Wissensdatenbank-Software ermöglichen.

  • Welche Funktionen und Plattformen können wir einführen, um die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern zu fördern?
  • Wie können wir Mitarbeiter dazu ermutigen, ihr Wissen zu teilen, Feedback zu geben und Fragen zu stellen?

Schritt 7: Kontinuierliche Verbesserung

Evaluieren Sie regelmäßig die Effektivität Ihrer internen Wissensdatenbank und sammeln Sie Feedback von den Benutzern. Identifizieren Sie Verbesserungsbereiche, aktualisieren Sie Inhalte entsprechend den sich ändernden Anforderungen und verfeinern Sie im Laufe der Zeit die Struktur und Organisation der Wissensdatenbank.

  • Wie können wir regelmäßig die Effektivität Ihrer Wissensdatenbank bewerten?
  • Welche Feedback-Mechanismen können wir implementieren, um Verbesserungsbereiche zu identifizieren?
  • Wie können wir sicherstellen, dass unsere Inhalte immer aktuell und relevant sind?

Passende Software für interne Wissensdatenbank finden

Der beste Zeitpunkt, um die passende Softwarelösung für den Aufbau Ihrer internen Wissensdatenbank auszuwählen, hängt von verschiedenen Faktoren ab. Eine gute Vorgehensweise besteht darin, den Schritt zur Auswahl der Software nach der Definition Ihrer Ziele und Zielsetzungen (Schritt 1) und der Erfassung des Wissens (Schritt 2) anzugehen. Sobald Sie ein klares Verständnis davon haben, welche Anforderungen Ihre Wissensdatenbank erfüllen soll und welches Wissen Sie erfassen möchten, können Sie gezielt nach Softwarelösungen suchen, die Ihren Bedürfnissen entsprechen.

Die Auswahl der passenden Software sollte idealerweise vor der eigentlichen Erstellung und Pflege der Inhalte (Schritt 4) erfolgen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass die gewählte Software die erforderlichen Funktionen und Eigenschaften bietet, um Ihre Inhalte effizient zu erstellen, zu organisieren und zu verwalten.

Anforderungen an die Software

Es ist wichtig, dass Sie bei der Auswahl der Software verschiedene Faktoren berücksichtigen, wie z.B. die Benutzerfreundlichkeit, die Skalierbarkeit, die Integration mit bestehenden Systemen, die Sicherheit und den Support. Vergleichen Sie verschiedene Softwarelösungen, prüfen Sie ihre Funktionen und nehmen Sie eine fundierte Entscheidung basierend auf Ihren spezifischen Anforderungen vor.

Denken Sie daran, dass die Auswahl der Software nur ein Teil des Gesamtprozesses ist. Nachdem Sie die passende Software gefunden haben, können Sie mit der Implementierung und Anpassung der Software an Ihre spezifischen Anforderungen beginnen. Stellen Sie sicher, dass die Software nahtlos in Ihren Wissensdatenbank-Aufbau integriert wird und die gewünschten Funktionen und Möglichkeiten bietet, um Ihre Ziele zu erreichen.

Indem Sie die Auswahl der Software in einem frühen Stadium des Aufbaus Ihrer internen Wissensdatenbank durchführen, stellen Sie sicher, dass Sie von Anfang an mit den richtigen Werkzeugen arbeiten und Ihre Wissensmanagementstrategie effektiv umsetzen können.

Softwarelösungen für den Aufbau interner Wissensdatenbanken

Nun kennen Sie den geeigneten Zeitpunkt, um die geeignete Software auszusuchen und worauf sie achten müssen. Hier sind einige beliebte Softwareoptionen, mit denen Sie Ihre Suche beginnen können:

Fazit

Der Aufbau einer internen Wissensdatenbank ist eine strategische Investition, die Unternehmen dabei unterstützt, das kollektive Wissen effektiv zu nutzen. Indem Sie die Grundlagen einer Wissensdatenbank verstehen, den Unterschied zwischen internen und externen Wissensdatenbanken erkennen und der Schritt-für-Schritt-Anleitung folgen, können Sie ein solides Fundament für die Erfassung, Organisation und den Austausch von Wissen in Ihrem Unternehmen schaffen. Mit den richtigen Softwarelösungen und einer Kultur der Zusammenarbeit wird Ihre interne Wissensdatenbank zu einem wertvollen Asset, das Produktivität, Innovation und Wachstum in Ihrer Organisation fördert.