Eine Wissensdatenbank, egal, ob für Kunden oder Mitarbeitende, erfordert enorm viele Ressourcen.
In der Vergangenheit mussten wir Anleitungen und Leitfäden händisch verfassen, indem wir Screenshots von den Schritten am Computer machen und dann den Prozess in Form eines Artikels geschrieben haben.
Mithilfe von neuen KI-Services können Sie diese Zeit nun mehr als halbieren und Anleitungen in wenigen Minuten erstellen.
Software-Services für automatisierte Leitfäden
Es gibt mittlerweile einige Services auf dem Markt, die dabei helfen, Anleitungen automatisch zu erstellen und in diesem Artikel stellen wir Ihnen insgesamt vier mögliche Werkzeuge vor: Tango und Scribe sind bekannte SaaS-Produkte, die automatisch interaktive Bedienungsanleitungen für Kunden und Mitarbeitende erstellen können.
Wenn beispielsweise ein Mitarbeitender einen Onboarding-Leitfaden schreiben muss, kann dieser mithilfe des Services eine Bildschirmaufnahme starten und muss nun lediglich alle Schritte am Bildschirm durchführen. Dieser Ablauf wird aufgezeichnet und der Assistent erstellt Screenshots von den Interaktionen und führt zu jedem Bild eine Beschreibung hinzu.
Die erstellten Anleitungen können problemlos aktualisiert werden, wodurch Unternehmen so ihr Schulungsmaterial immer auf dem neuesten Stand halten und ihren Mitarbeitern sowie Kunden stets aktuelle Informationen bieten können.
Die passende Software auswählen
Sowohl Tango als auch Scribe sind sich sehr ähnlich und bieten eine Browser-Erweiterung als auch eine Desktop-App an. Sie können Scribe als auch Tango kostenlos testen, bevor Sie sich für ein kostenpflichtiges Abo entscheiden. Der Pro-Plan von Scribe beginnt aktuell bei 23 US-Dollar pro Monat, während Tango eine Pro-Version für 16 US-Dollar pro Monat anbietet.
Mit dem Pro-Plan von Scribe erhalten Sie anpassbare Screenshots und markengerechte Anleitungen, während Tango Desktop-Aufnahmen und das Verstecken sensibler Informationen bietet. Die Preise für Enterprise-Lösungen sind anpassbar.
Wie bei vielen SaaS-Produkten können sich der allerdings der Funktionsumfang und der Preis der Services in Zukunft ändern.
Weitere Services
UserGuiding
UserGuiding ist eine Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, interaktive und personalisierte Anleitungen für ihre Kunden zu erstellen. Mit UserGuiding können Unternehmen neue Benutzer einfach in ihre Software oder ihr Produkt einführen und sie durch den Nutzungsprozess begleiten. Die Plattform bietet anpassbare Vorlagen und Analysen, um das Verhalten der Nutzer zu verstehen und ihre Bedürfnisse besser zu erfüllen.
Folge.me
Folge ist eine Desktop-Anwendung, mit der Sie Schritt-für-Schritt-Anleitungen, Tutorials und Prozessdokumentationen erstellen können. Die Anwendung ist kostenlos und bietet eine Vielzahl von Funktionen, mit denen Sie Ihren Arbeitsablauf erfassen, Schritte anpassen und Anleitungen in verschiedenen Formaten exportieren können.
Warum wir KI-Software nutzen, um Leitfäden zu erstellen
Mithilfe von KI-Werkzeugen wie Tango oder können Unternehmen ihren Mitarbeitern und Kunden eine strukturierte und leicht verständliche Anleitung bieten, um neue Fähigkeiten zu erlernen oder komplexe Abläufe zu verstehen.
Die Kundenerfahrung kann leichter optimiert werden
Als Unternehmen können Sie Ihren Kunden leichter interaktive Anleitungen zur Verfügung stellen, damit diese Ihre Produkte oder Dienstleistungen besser verwenden können.
So haben Kunden etwa die Möglichkeit, alle Schritte direkt nachzuvollziehen und erhalten klare Anweisungen, um ihre Ziele zu erreichen. Dies führt zu einer besseren Kundenerfahrung und kann daher die Kundenbindung steigern.
Scribe, Tango, als auch UserGuiding und Folge bieten eine benutzerfreundliche Oberfläche an, sodass diese Anleitungen von allen erstellt und genutzt werden können.
So erstellen Sie einen Leitfaden mit Tango.us
Angenommen, Sie möchten eine Anleitung verfassen, um neuen Mitarbeitern zu erklären, wie sie ihren Account für das Intranet erstellen, sich einloggen und sich auf der Plattform zurechtfinden können.
Wenn Sie die Browser-Erweiterung installiert haben, können Sie über die Erweiterung eine Aufnahme starten und gehen am Bildschirm den Prozess durch, den neue Mitarbeitende durchlaufen sollen.
Wenn Sie ein Element auf einer Webseite anklicken, speichert Tango diese Interaktion als einen neuen Schritt ab. Reine Bewegungen mit der Maus werden also nicht aufgezeichnet.
Schließen Sie alle Arbeitsschritte ab und beenden Sie die Aufzeichnung, um in den Editor zu gelangen. Hier erscheint eine automatisch generierte Anleitung, deren Inhalte Sie vollständig anpassen können:
- Ändern Sie den Text oder löschen Sie einzelne Schritte
- Zusammenfassen einzelne Abfolgen zu einem Schritt
- Hinzufügen von neuen Elementen wie Pfeile und andere Markierungen
- Hinzufügen und Entfernen von Links
Sobald Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind, können Sie die Anleitung exportieren oder teilen. Um zu teilen, schicken Sie das Projekt an einen E-Mail-Empfänger. Vorher können Sie bestimmen, ob der Empfänger das Dokument bearbeiten oder nur anschauen darf.
Entscheiden Sie sich, zu exportieren, können Sie das fertige Dokument als PDF abspeichern oder als HTML-Code kopieren, um es in eine HTML-fähige Plattform zu übertragen. Bedenken Sie, dass die kostenfreie Version von Tango Watermarks enthält. Diese können Sie mit der kostenpflichtigen Version entfernen.
